Abfragen

Eine Abfrage ist eine gespeicherte oder temporäre Frage, die Benutzer:innen innerhalb eines Moduls an die Daten stellen.

Abfragen filtern Datensätze nach Feldwerten, Beziehungen, Daten, Statuswerten oder anderen Kriterien. Sie steuern, welche Datensätze in einer Liste erscheinen, aber nicht, welche Spalten für diese Datensätze angezeigt werden.

Zweck von Abfragen

Datensätze finden

Abfragen sind nützlich, wenn Benutzer:innen ein großes Modul auf die Datensätze eingrenzen müssen, die für eine bestimmte Aufgabe relevant sind.

Eine Abfrage könnte zum Beispiel aktive Projekte, überfällige Aufgaben, Personen in einer bestimmten Rolle, Datensätze mit Aktualisierung in diesem Monat oder Einreichungen mit einem bestimmten Status finden.

Arbeitsabläufe unterstützen

Projektteams sollten die wiederkehrenden Fragen identifizieren, die Benutzer:innen in ihrer täglichen Arbeit an die Daten stellen.

Diese Fragen zeigen oft, welche Felder durchsuchbar sein müssen, welche Statuswerte wichtig sind, welche Daten klar gespeichert werden sollten und welche Beziehungen zwischen Datensätzen relevant sind.

Abfragefelder

Modulspezifische Felder

Jedes Modul kann definieren, welche Felder im Query Builder verfügbar sind.

Diese Felder sollten widerspiegeln, wie Benutzer:innen über das Modul denken. Nützliche Abfragefelder sind meist im Modul sichtbar, wichtig für den Arbeitsstatus oder nötig, um Datensätze über Name, Datum, Code, Ort, Kategorie, Beziehung oder Verantwortung zu identifizieren.

Verknüpfte Daten

Abfragen können verknüpfte Daten enthalten, wenn diese Beziehung für den Arbeitsablauf sinnvoll ist.

Ein Veranstaltungsmodul könnte zum Beispiel Abfragen nach Veranstaltungsort, Organisator:in, Projekt, Datum oder Veröffentlichungsstatus erlauben. Ein Personenmodul könnte Abfragen nach Organisation, Rolle, Land, Akkreditierungsstatus oder Kommunikationspräferenzen erlauben.

Gruppierung der Felder

Abfragefelder können gruppiert werden, damit der Query Builder der Anwendungsstruktur folgt.

Gruppen folgen oft Modultabs, größeren Inhaltsblöcken, Bereichen mit verknüpften Datensätzen oder klaren fachlichen Arbeitsabläufen. Sie sollten nicht einfach die Datenbankstruktur spiegeln. Eine nützliche Abfragegruppe sollte sich wie ein Teil der Benutzeroberfläche anfühlen.

Gespeicherte Abfragen

Von Benutzer:innen gespeicherte Abfragen

Benutzer:innen können Abfragen speichern, die sie wieder brauchen.

Das ist nützlich für wiederkehrende Aufgaben wie das Prüfen ausstehender Datensätze, das Finden unvollständiger Datensätze, das Vorbereiten von Exporten oder das Kontrollieren von Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum.

Vorbereitete Abfragen

Administrator:innen können häufige Abfragen für Benutzer:innen vorbereiten.

Vorbereitete Abfragen sind nützlich, wenn ein Arbeitsablauf mit einem einheitlichen Filter starten soll oder wenn die Abfrage zu aufwendig wäre, damit jede Person sie selbst wieder anlegt.

Beziehung zu Spaltenselektionen

Gefilterte Datensätze

Das Ergebnis einer Abfrage ist eine gefilterte Gruppe von Datensätzen.

Dieselbe Abfrage kann je nach Aufgabe mit verschiedenen Spaltenselektionen kombiniert werden. Eine Abfrage könnte zum Beispiel alle bestätigten Teilnehmenden finden, während eine Spaltenselektion die Check-in-Arbeit unterstützt und eine andere die Kommunikation.